Micro-UIs als Ablösung für Excel-Arbeitsblätter

In deutschen Unternehmen aller Größenordnungen sind hunderttausende von Excel-Arbeitsblättern im Einsatz. Auch Jahre nach der Einführung von Sharepoint/Office 365 hat ihre Anzahl gefühlt nicht abgenommen – obwohl sich über Sharepoint Listen aller Art einfach erzeugen und sehr effektiv verwalten lässt. Eine Alternative können Microservice-UIs sein.

Beispielszenario „Schichtplanung im Krankenhaus“

Die Einsatzplanung für Mitarbeiter – sei es in Schichten oder als Termine für einzelne Einsätze – ist in vielen Unternehmen ab 20 Mitarbeitern eine wichtige Säule im Tagesgeschäft. Im Grunde geht es immer um das gleiche Szenario, jedoch hat bis heute keine Cloudlösung die Marktführung übernehmen können. Woran liegt das?

Ein Dienstplan wir üblicherweise für einen Monat erstellt und verschiedene Mitarbeiter werden für Tätigkeiten und/oder Schichten der einzelnen Tage eingeteilt:

Bei der Zuweisung eines Mitarbeiters sind verschiedene Kriterien zu beachten:

  1. Der Mitarbeiter darf nicht im Urlaub sein
  2. Die Kompetenz des Mitarbeiters muss passen
  3. Ein bestimmtes Zeitbudget pro Mitarbeiter darf innerhalb eines Monats nicht überschritten werden

Leider kommen je nach Unternehmen Besonderheiten hinzu – wie z. B. arbeitsrechtliche Belange („keine 3 Nachtschichten innerhalb einer Woche“) oder unterschiedliche Schichtarten („vor Ort“ vs. „Rufbereitschaft“).

Besonderheiten führen trotz Standardsoftware zu Individuallösungen

Diese Besonderheiten führen dazu, dass Standardlösungen oft nicht einsetzbar sind oder wegen zu hoher Anpassungskosten der Software nicht realisiert werden. Die Mitarbeiter behelfen sich dann mit selbstgestrickten Excel-Tabellen, die ihren eigentlichen Ersteller überleben und ein reges Eigenleben entwickeln.

Manchmal scheitert es auch an den Zugriffsrechten, z. B. wenn Mitarbeiter von außerhalb des Unternehmens sich selbst für Schichten eintragen sollen.

Mit Microservices und Micro-UIs lässt sich der Spagat bewerkstelligen, Standardsoftware zu nutzen jedoch nicht deren UI customizen zu müssen: Aus einem einfachen Micro-UI-Template wird eine eigenständige, spezialisierte UI herausgearbeitet, die keine Rücksicht auf „gemeinsame Konfigurationen“ oder sonstige „shared Assets“ nehmen muss. Diese Micro-UI steht dann wie eine native App neben der UI der Standardsoftware.

Über ein externes Identity & Access-Management können sich ggf. auch Mitarbeiter mit ihrem Facebook-Account anmelden oder besonders sicherheitskritische Vorgänge über eine Zwei-Faktor-Authentifzierung zusätzlich gesichert werden.

Micro-UI mit Angular 4 für die Schichtplanung

Ähnlich einem Microservice ist eine Micro-UI eine in sich geschlossene App, die auf genau eine Tätigkeit spezialisiert ist. In unserem Beispiel besteht die Schichtplanung nur aus dem eigentlichen Dienstplan (Kalender) und der Mitarbeiterliste, wo z. B. der Urlaub oder Eintrittstermin ins Unternehmen festgelegt werden kann.

Ein besonderer Vorteil einer Micro-UI gegenüber einer Excel-Tabelle liegt darin, dass viel komplexere Kriterien abbildbar sind: Im Beispiel wird bei der Mitarbeiter-Zuweisung direkt eine Überbuchung angezeigt bzw. werden die am wenigsten gebuchten Mitarbeiter an den Anfang der Zuweisungsliste sortiert.

Natürlich können Excel-Profis dies auch nachprogrammieren – allerdings findet sich selten jemand, der nach 6 oder mehr Monaten noch in der Lage ist, solche Lösungen zu warten.

Datenhaltung für Micro-UIs

In der Praxis begegnen uns drei unterschiedliche Datenhaltungs-Optionen für eine Micro-UI:

  • Lokal auf dem Rechner des Benutzers (local storage)
  • Ein oder mehrere Microservices als Backend mit eigener Datenhaltung
  • Office 365-Bibliotheken, die über JSOM angebunden wurden, mit einer zentralen Datenhaltung

Kombiniert man die bei der Consort Group vorgehaltenen Micro-UIs mit den Datenhaltungs-Optionen und zusätzlich mit den Zugriffsrechten der Identity & Access Management-Lösung, ergeben sich viele reizvolle Szenarien, um Excel-Arbeitsblätter in den wohlverdienten Ruhestand zu schicken…

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